Quatre universités se dotent d’un lab d’innovation pour améliorer leurs processus administratifs

Financé dans le cadre de la 3e vague de l’appel à projets du fonds pour la transformation de l’action publique (FTAP), EASI Lab va permettre aux universités de mutualiser leurs efforts et de partager leurs compétences en travaillant sur des problématiques de gestion communes (RH, juridiques ou financières) et en imaginant des solutions transposables à l'ensemble des universités. Quatre établissements sont impliqués dans ce projet : l’université de Bordeaux, qui coordonne le projet, avec les universités d’Aix-Marseille, Strasbourg et Sorbonne Université.

• Le FTAP
  Doté de 700 millions d’euros sur cinq ans, le fonds pour la transformation de l’action publique (FTAP) est un des leviers du programme de transformation « Action publique 2022 ». Il a été mis en place par le gouvernement au titre du Grand plan d’investissement annoncé par le Premier ministre le 25 septembre 2017.
  Destiné à mieux armer les administrations publiques pour mener à bien leur transformation, le FTAP a vocation à financer des projets de réformes prometteuses. Les projets devront porter des objectifs ambitieux d’amélioration du service public, d’amélioration des conditions de travail des agents et de réduction des dépenses publiques.

Travailler ensemble pour partager les compétences et factoriser les coûts

L’idée d’EASI Lab est née du constat que les universités, quelle que soit leur taille, ont à faire face aux mêmes problématiques et y répondent souvent chacune de leur côté. La candidature commune des quatre grandes universités de recherche, aux « Idex pérennes*», qui crée ainsi une échelle de coopération originale, vise à changer de paradigme et permettra à chaque membre de se nourrir de l’expérience des autres pour améliorer son propre fonctionnement. Grâce à EASI Lab, les quatre universités mutualiseront leurs compétences et partageront les solutions imaginées pour améliorer plusieurs de leurs processus de gestion.

Une offre de service complète et des méthodologies collaboratives au coeur de l’action d’EASI Lab

EASI Lab offrira, aux universités, un accompagnement complet tout au long des projets : méthodologique dans la phase de mise à plat et d’amélioration des processus ; technique dans le choix des solutions, notamment numériques, le choix et le pilotage des prestataires ; un accompagnement au changement dans la phase de mise en oeuvre des solutions (conseil organisationnel, appui au management) ; et une montée en compétence des personnels des établissements aux méthodes de travail et outils utilisés au sein d’EASI Lab (co-développement, lean 6 sigma, méthodes de créativité / agilité pour innover ou manager, etc.).

Les méthodes utilisées au sein d’EASI Lab sont participatives et centrées sur la qualité de service. Les projets seront menés POUR et AVEC les agents et les usagers (étudiants, enseignants-chercheurs, personnels), associés à chacune de leur phase : le choix des projets est basé sur des remontées terrain (enquêtes usagers, ateliers participatifs, enquêtes qualité de vie au travail). Les phases de mesure, d’analyse et d’amélioration des processus se dérouleront avec les parties prenantes et ce dans les quatre établissements partenaires ; la mise en oeuvre des solutions élaborées se fera en collaboration avec les usagers et les personnels (ateliers participatifs, forums, formation-action).

Les quatre universités partenaires visent à améliorer sensiblement la rapidité de réponse faites aux usagers, à diminuer drastiquement les erreurs ou encore à augmenter la satisfaction au travail de leurs agents. Ces indicateurs seront mesurés en amont et en aval de chaque projet.

* Les universités d’Aix-Marseille, Bordeaux, Sorbonne et Strasbourg ont validé la période probatoire des investissements d’avenir. Elles bénéficieront donc sans limitation de durée des financements annuels qui leur avaient été accordés lors de la sélection initiale.

À propos de Aix-Marseille Université
Plus grande université francophone, Aix-Marseille Université (AMU) accueille 78 000 étudiants et près de 8 000 personnels sur 5 grands campus aux standards internationaux. Propriétaire de son patrimoine, l’université est présente sur 9 grandes villes dans 4 départements.

À propos de Sorbonne Université
Née le 1er janvier 2018 de la fusion des universités Pierre et Marie Curie (UPMC) et Paris-Sorbonne, Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire, de recherche intensive avec trois facultés : Lettres, Médecine et Sciences & ingénierie. Ancrée au coeur de Paris, présente en région et de rang mondial, elle est pleinement engagée pour la réussite de ses étudiants.

À propos de l’université de Bordeaux
Avec plus de 56 000 étudiants, 6000 personnels dont près de 3200 enseignants-chercheurs et chercheurs, l’université de Bordeaux est aujourd’hui l’une des plus grandes universités françaises. Implantée sur tout le territoire aquitain et reconnue pour la qualité de ses enseignements et son exigence scientifique, elle est un acteur de premier plan de l’enseignement supérieur et de la recherche au niveau régional et national.

A propos de l’Université de Strasbourg
Comptant parmi les 5 établissements d’Eucor-Le campus européen, l’Université de Strasbourg accueille aujourd’hui 51 000 étudiants. Forte de ses 35 composantes, 78 laboratoires et unités de recherche, elle se distingue par la pluridisciplinarité et l’interdisciplinarité de son offre de formation qui couvre l’ensemble des disciplines de l’enseignement supérieur. Celle-ci est dispensée par près de 2 800 enseignants-chercheurs dont 4 Prix Nobel et plus de 4 500 intervenants extérieurs. L’université est répartie sur 6 campus.